| Vilka utmaningar kan uppstå när man arbetar i grupp och vad är lösningarna? | Utmaningar:
Gruppmedlemmar kan lätt hoppa mellan olika ärenden.
Det är svårt att behålla fokus och hålla sig till huvudsyftet.
Gruppen kan förlora fokus när den väl har kommit igång.
Processen kan bli svår att driva framåt.
Föreslagna lösningar:
Kombinera individuellt arbete med arbete i grupp.
Använd olika arbetsmetoder beroende på situationen, såsom att arbeta i grupp i vissa steg och individuellt i andra.
Skriv individuellt för att undvika avbrott och sen låt andra i gruppen läsa och ge feedback. |
| Beskriv delarna i en projektmodell | Idéutveckling, förstudie, planering, genomförande, avslut, (implementering) |
| Vad för praktiska övningar finns det för at generera idéer? | Brainstorming / Idéflöde: Detta är ett användbart verktyg när man behöver generera idéer. Under detta arbetsmoment är det viktigt att låta idéerna flöda fritt och inte ställa för många begränsningar.
Ledarskap under diskussioner: En diskussionsledare bör ta ansvar för att hålla diskussionen på rätt spår och se till att alla i gruppen håller sig till ämnet. Detta hjälper till att undvika distraktioner.
Skriva ner idéer: Det är en god vana att skriva ner sina idéer när de presenteras. Alla i gruppen bör ha papper och penna till hands för att dokumentera idéerna.
Inget omdöme: Under brainstorming bör man undvika att ge omdömen om idéerna, inte ens positiva. Detta minskar risken för påverkan och främjar ett öppet och kreativt klimat. |
| Vad innebär Baklängesplanering? | Att börja planeringen från slutet av tidslinjen gör diskussionen enklare och undviker att fastna i detaljer. Engagemanget ökar när man närmar sig närliggande aktiviteter, medan att börja från början kan leda till detaljfixering och tidsbrist. Denna metod underlättar planeringsprocessen. |
| Vad ska en projektplan inkludera och handla om? | Projektplanen bör vara kortfattad och fokusera på de viktigaste aspekterna av projektet.
Det föreslås att den faktiska projektgruppen kan ha en mer detaljerad aktivitetsplan som komplement till projektplanen.
Projektplanen bör fokusera på vad som ska göras snarare än detaljerade beskrivningar av hur det ska genomföras. |
| Vad är Projekttriangeln? | De tre viktiga aspekterna i ett projekt är resultatet (vad som ska uppnås), tiden (när det ska slutföras) och resurserna (vilka resurser som krävs).
Projektplanen bör tydligt beskriva och definiera alla tre aspekterna i projekttriangeln (resultat, tid och resurser).
Att placera projektet inom projekttriangeln hjälper till att etablera prioriteringar och ger projektgruppen en klar uppfattning om målen. |
| Vad innebär vision och syfte i projekt? | Vision: Visionen är en vägledande och upplysande riktlinje som ger förståelse för större sammanhang och syftet med projektet eller arbetsuppgifterna. Den kan vara motiverande och hjälpa de som utför arbetet att se sin roll i ett bredare perspektiv.
Exempel: Historien om murarna som byggde en katedral illustrerar hur visionen påverkar hur individer ser sitt arbete. Att förstå att man bygger en katedral ger en mer meningsfull uppfattning om sitt arbete än att bara mura sten.
Studier visar: Framgångsrika organisationer kännetecknas av att deras medarbetare har en tydlig förståelse för företagets vision och hur deras arbete bidrar till denna vision. |
| Vilka tre alternativ finns det när en plan briser? | Avsluta: Ett möjligt alternativ är att avsluta projektet om det inte längre är genomförbart eller relevant.
Ändra planen: Det vanligaste alternativet är att göra ändringar i planen. Detta kan innebära att förlänga projektet, tilldela mer resurser eller sänka kraven på resultatet.
Kör vidare enligt plan: Ibland är det bästa alternativet att fortsätta enligt den ursprungliga planen, särskilt om det handlar om projekt med tidskänsliga mål. |
| Vad är ett Projekt Paradox? | När man har bestämt alla projektets parametrar, som resurser, kvalitet och tid, innan projektet startar, bör man vara försiktig med att göra ändringar i planen. Det kan skapa komplikationer och öppna upp för frågor om vad som skulle ha hänt om planen inte hade ändrats. |
| Beskriv metoden för att definiera och avgränsa målgruppen i ett projekt? | Avgränsa målgruppen: Det är viktigt att klart och tydligt definiera målgruppen för projektet, oavsett om det är intressenter, kunder, deltagare eller något annat. Detta hjälper till att anpassa projektet efter deras specifika behov och egenskaper.
Anpassa metoden: En metod som har varit framgångsrik i ett annat sammanhang kan behöva anpassas för den specifika målgruppen i det aktuella projektet. Målgruppen kan vara annorlunda, vilket påverkar hur metoden fungerar.
Tydliga kriterier: När man rekryterar personer till projektet är det viktigt att ha tydliga kriterier för målgruppen. Dessa kriterier bör vara mätbara och relevanta för projektets mål. Om det inte går att mäta ett kriterium, som exempelvis "fungerar personen bra i grupp," kan det inte vara ett effektivt kriterium. |
| Vad är syftet med mål inom ett projekt? | Utvärderbarhet: Mål fungerar som ett åtagande från projektledaren till beställaren och möjliggör utvärdering av projektets resultat och projektledarens prestation.
Uppföljning: Genom att göra målen mätbara kan projektledaren och styrgruppen övervaka projektets framsteg genom att använda delmål och milstolpar för att se när olika uppgifter ska slutföras.
Motivation: Mål används för att motivera projektteamet genom att sätta utmanande mål som inspirerar medlemmarna att överträffa förväntningarna, och genom att använda delmål för att göra målen mer omedelbara och öka motivationen. |
| Beskriv metoden "Varför-fem gånger" | Problemidentifiering: Det är viktigt att först förstå problemet innan man försöker hitta en lösning. Människor har ofta en tendens att hoppa till lösningar utan att definiera problemet ordentligt.
Varför-fem gånger: Genom att ställa frågan "varför" fem gånger i följd kan man gräva djupare i problemet och avslöja dess grundorsak. Detta hjälper till att identifiera de faktorer som ledde till problemet.
Exempel: Ett oljeläckage på golvet används som exempel. Genom att använda Varför-fem gånger-metoden kan man härleda problemet till en läckande kran, en dålig packning, sämre kvalitet på packningen och en ändrad leverantör som ville spara pengar.
Prioritering: Innan man går igenom Varför-fem gånger-metoden föreslås det att man bör hantera det akuta problemet först, för att undvika framtida problem. |
| Beskriv "omvänd lösning" | Omvända perspektivet: Ibland kan det vara fördelaktigt att se ett problem från en annan vinkel. Om du tror att bristen är pengar, kan det egentliga problemet vara bristen på något som pengar kan köpa. Detta öppnar upp möjligheten att hitta alternativa och kreativa lösningar.
Fokusera på problemet: Istället för att omedelbart begära en specifik lösning bör du prioritera att tydligt definiera och förstå problemet. Det är nödvändigt att alla involverade har en gemensam förståelse av problemet innan man börjar leta efter lösningar.
Reda ut Vad, Hur och Varför: En rekommendation är att börja med att analysera vad problemet faktiskt är, hur det påverkar situationen och varför det uppstått. Genom att besvara dessa tre frågor kan du få en mer detaljerad förståelse av problemets natur och dess orsaker. |
| Beskriv "SMART-mål" för målformulering | Mål ska vara Specifika, Mätbara, Avgränsade, Realistiska och Tidssatta. Det innebär att mål bör vara tydliga, möjliga att mäta, klart definierade, realistiska att uppnå och ha en tidsram. Detta hjälper till att skapa mål som är konkreta och lättare att arbeta mot och utvärdera. |
| Vad finns det för problem med mål? | Människor har sällan full kontroll över mål, påverkas av många yttre och inre faktorer som de inte kan styra. Yttre faktorer inkluderar konkurrens, väder och politik. Inre faktorer kan vara beslut på högre nivå och andra individers handlingar. Det enda individer kan påverka är sina egna handlingar. |
| Beskriv dem tre huvudtyper av utvärdering? | Mål- eller projektutvärdering fokuserar på att bedöma hur väl projektet har uppnått sina mål och genomförts enligt plan.
Effektutvärdering mäter om uppdragsgivaren har fått önskad effekt av projektet.
Processutvärdering analyserar och lär av själva genomförandeprocessen. Alla dessa typer av utvärdering har olika syften och fokuserar på olika aspekter av projektet. |
| Vad är en SWOT-analys | hittar styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Modellen är ett verktyg att hitta alla fyra saker, inte en mall. |
| Beskriv SOFT-analys | Att byta ut styrkor mot framgångar och svagheter mot misslyckanden i en SOFT-analys innebär att man fokuserar på tidigare positiva och negativa erfarenheter och resultat istället för generella styrkor och svagheter. Detta hjälper till att dra lärdomar från specifika händelser och situationer för att förbättra framtida prestationer och resultat. Istället för att bara identifiera styrkor och svagheter, tittar man på vad som har lett till tidigare framgångar och misslyckanden. |
| Beskriv vad en Riskanalys innebär | Riskanalys innebär att förutse och planera för eventuella problem eller risker i ett projekt. Detta görs genom att:
Identifiera och lista alla möjliga risker.
Bedöma konsekvenserna av varje risk på en skala från 0 till 100, där 0 innebär ingen konsekvens alls och 100 indikerar allvarliga konsekvenser.
Bedöma sannolikheten för att varje risk inträffar. |
| Beskriv vad en Intressentanalys är | Hjälper dig att identifiera vilka resurser som är viktigast att ha koll på, fundera på alla möjliga personer, avdelningar, grupper med mera som på något vis är viktiga för projektets framgång. |
| Beskriv dem tre mötesämnen | Information: Dessa möten handlar om att leverera fakta och information utan diskussion eller beslut.
Diskussion: Diskussionsmöten syftar till att utforska ämnen och låta deltagarna dela sina åsikter utan att fatta beslut.
Beslut: Beslutsmöten används för att fatta beslut efter att ämnen har diskuterats. Det rekommenderas att det finns en period för övervägande före beslut för att underlätta rationella beslut. |
